Job Description

À propos de nous

Groupe APP est la maison-mère des marques Mackage et SOIA & KYO, basée à Montréal, dont les bureaux se trouvent actuellement à Montréal, Toronto, New York, Miami, Shanghai, Munich, Paris et Seoul.

MACKAGE

Experts de la protection toutes saisons depuis 1999, Mackage travaille les cuirs, duvets et laines parmi les plus raffinés et les plus responsables, toujours dans un design avant-gardiste haut-de-gamme avec une approche méticuleuse et sans compromis pour un confort enveloppant et des silhouettes emblématiques.

Parmi les leaders mondiaux des vêtements d'extérieur, Mackage se définit par son engagement envers une qualité, et un objectif de performances exceptionnelles tout en mettant l'accent sur l'innovation esthétique.

SOIA & KYO

Fondée à Montréal en 2004, SOIA & KYO célèbre la beauté dans la simplicité et la joie des moments simples de la vie. En tant que marque de vêtements d'extérieur haut de gamme, nous sommes engagés dans le développement durable et la création de meilleurs produits pour les gens et la planète. Reconnue pour ses tissus raffinés et son style polyvalent, SOIA & KYO est une marque appréciée des célébrités, reconnue dans le monde entier et vendue à travers l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Asie.

Groupe APP s’engage à favoriser l’équité en matière d’emploi et sollicite des candidatures de femmes, de minorités visibles, d’Autochtones, de personnes handicapées, de personnes LGBTQ2S+ et de personnes marginalisées.

Sommaire du poste

Le Coordonnateur de projets sera le principal responsable des opérations d’entretien et de réparation des magasins de détail, gérant les budgets, les fournisseurs et les flux de travail de A à Z. Il apportera également un soutien administratif et organisationnel aux projets de vente au détail et immobiliers, notamment en ce qui concerne le classement, le traitement des factures et la gestion des documents. Ce rôle garantit le bon fonctionnement des magasins tout en appuyant la logistique liée aux projets.

Quelle sera votre mission

Gestion de l’entretien et des réparations (Responsabilité principale)

• Assumer l’entière responsabilité des travaux d’entretien et de réparation des magasins, incluant le CVC, la plomberie, l’électricité et les mises à jour esthétiques.
• Rechercher, négocier et gérer les fournisseurs/entrepreneurs pour les réparations, en assurant un service rentable et dans les délais.
• Suivre et approuver les factures, en veillant à leur exactitude et à leur conformité budgétaire.
• Maintenir un calendrier d’entretien préventif et consigner toutes les demandes de service et leurs résolutions.
• Servir de point de contact principal pour les magasins en cas de problème; assurer la coordination et le suivi jusqu’à la résolution.

Soutien administratif aux projets de vente au détail et immobiliers

• Organiser et classer les documents de projet (permis, baux, contrats fournisseurs).
• Traiter et soumettre les factures, rapports de dépenses et bons de commande.
• Aider à la planification des réunions, à la préparation des présentations et à la mise à jour des suivis de projets.
• Coordonner de petits projets liés à la vente au détail (ex. : boutiques éphémères, mise à jour de la signalisation) sous la supervision du gestionnaire.

Surveillance des budgets et des fournisseurs

• Surveiller les budgets d’entretien, signaler les écarts et proposer des solutions pour réduire les coûts.
• Maintenir une base de données des fournisseurs incluant les évaluations de performance, contrats et tarifs.
• Contribuer à la préparation de rapports financiers pour l’analyse des projets.

Ce que vous apportez

Education :

• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion des installations, en gestion de la construction ou dans un domaine connexe (préférable, mais non obligatoire).

Expérience :

• 1 à 2 ans dans un rôle pratique impliquant :
• Coordination des installations/de l’entretien (ex. : gestion de réparations, d’entrepreneurs ou de programmes d’entretien préventif).
• Soutien administratif (ex. : traitement de factures, classement de documents, suivi budgétaire).
• Une expérience dans les secteurs du commerce de détail, de l’immobilier ou de la construction est un atout important.

Compétences techniques :

Excellence administrative :

• Solides compétences organisationnelles, avec expérience en classement, traitement de factures et gestion documentaire.

Coordination de l’entretien :

• Capacité démontrée à gérer les réparations, les relations fournisseurs et les programmes d’entretien préventif.

Suivi budgétaire :

• À l’aise avec la gestion de bons de commande, de factures et de rapports de dépenses.

Communication :

• Capacité à interagir de manière claire et professionnelle avec les fournisseurs, entrepreneurs et équipes internes.

Outils :

• Maîtrise d’Excel (suivi budgétaire), Outlook/Teams (coordination).

• Connaissance de base des processus liés à la construction de commerces de détail ou à l’immobilier (permis, relations avec les propriétaires).

Nous souhaitons vous connaître

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About Us

APP Group is the Montreal-based parent company of Mackage and SOIA & KYO brands with offices currently in Montreal, Toronto, New York, Miami, Shanghai, Munich and Paris.

MACKAGE

Specialists in all-season protection since 1999, Mackage merges the finest, most responsible leathers, down and wools with luxury-forward design, an approach that yields uncompromising construction, enveloping comfort and signature silhouettes.

A global outerwear leader defined by a commitment to exceptional quality, purpose, and performance with a focus on aesthetic innovation.

SOIA & KYO

Celebrates beauty in simplicity. From the scent of fresh rain, to finding that perfect layer when you need it most, we believe life’s simple moments bring great joy.

Founded in Montreal in 2004, SOIA & KYO has quickly grown into a sought-after premium outerwear brand. We are dedicated to actively challenging ourselves in creating products that are better for people and the planet with a commitment to sustainability as an integral part of our brands’ values.

Fine fabrics, refined construction, effortless wear with versatile styling have made SOIA & KYO a celebrity go-to and a globally recognized brand sold throughout North America, Europe and Asia.

Job Summary

The Project Coordinator will be the primary owner of maintenance and repair operations for retail locations, managing budgets, vendors, and workflows end-to-end. Additionally, they will provide administrative and organizational support for retail/real estate projects, including filing, invoice processing, and document management. This role ensures seamless store functionality while assisting with project logistics.

What you’ll do

Maintenance & Repair Management (Primary Focus)

• Take full ownership of maintenance and repair tasks for retail stores, including HVAC, plumbing, electrical, and cosmetic updates.
• Source, negotiate with, and manage vendors/contractors for repairs, ensuring cost-effective and timely service.
• Track and approve invoices, ensuring accuracy and alignment with budgets.
• Maintain a preventative maintenance schedule and log all work orders/resolutions.
• Act as the main point of contact for stores to report issues; dispatch and follow up until completion.

Administrative Support for Retail & Real Estate Projects

• Organize and file project documents (permits, leases, vendor contracts).
• Process and submit invoices, expense reports, and purchase orders.
• Assist with scheduling meetings, preparing presentations, and updating project trackers.
• Coordinate minor retail projects (e.g., pop-ups, signage updates) under supervisor guidance.

Budget & Vendor Oversight

• Monitor maintenance budgets, flagging variances and proposing cost-saving solutions.
• Maintain a vendor database with performance reviews, contracts, and pricing.
• Assist in compiling financial reports for project reviews.

What you’ll bring

Education:

• Bachelor’s degree in business administration, Facilities Management, Construction Management, or a related field (preferred but not mandatory).

Experience:

• 1-2 years in a hands-on role involving:
• Facility/maintenance coordination (e.g., managing repairs, contractors, or preventative maintenance programs).
• Administrative support (e.g., invoice processing, document filing, budget tracking).
• Retail, real estate, or construction industry experience is a strong plus.

Technical Skills and competencies:

Administrative Excellence:

• Strong organizational skills with experience in filing, invoice processing, and document management.

Maintenance Coordination:

• Proven ability to manage repairs, vendor relationships, and preventative maintenance programs.

Budget Tracking:

• Comfortable handling purchase orders, invoices, and expense reports.

Communication:

• Clear and professional when liaising with vendors, contractors, and internal teams.

Tools:

• Proficiency in Excel (tracking budgets), Outlook/Teams (coordination).

• Basic knowledge of retail construction or real estate processes (permits, landlord relations).

We want to get to know you

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