Job Description

Logistics Coordinator/Coordinateur/trice de la logistique

Descriptif du poste :

Le/la coordinateur de la logistique est chargé de fournir une assistance de qualité au service client, de surveiller et de rendre compte des performances des clients et des fournisseurs. Le coordinateur logistique agira comme point focal pour la logistique et la clientèle maritime de Montréal ainsi que pour les divisions internes de Nippon Express. Il sera en charge de la communication par divers moyens, notamment par courriels, par téléphone, par les systèmes TMS internes et verbale ainsi qu’ entre les clients externes et internes de Nippon.

Fonctions et responsabilités :

• Organiser le transport maritime et faciliter le mouvement des marchandises en fonction des demandes des clients.
• Veiller à l'exactitude des expéditions et minimiser les risques de retard.
• Proposer des devis de services à nos clients et en assurer le suivi
• Fournir des conseils aux clients sur le transport et les modes de paiement, y compris l'émission de factures de fret aux courtiers et/ou au client. Assurer le classement et la conservation adéquats des documents
• Classer les factures, les commandes, les preuves de livraison et recouvrir les paiements y afférents.
• Assurer le suivi des commandes fournisseurs et signaler toute anomalie
• Collecter, vérifier et saisir avec précision les informations relatives à la qualification des transporteurs.
• Fournir des services « en gants blancs » aux clients en veillant au déballage, à l'emballage et au transport appropriés des équipements sensibles.
• Coordonner les ordres de ramassage et de livraison avec les entreprises de camionnage, les compagnies aériennes et/ou les installations sous douane.
• Rapprocher/équilibrer les comptes clients et les grands livres en recueillant et en analysant les informations comptables.
• Communiquer de manière rapide et précise avec les clients, les agences externes et les sous-traitants.
• Effectuer des tâches légères d’entreposage comme le déplacement de palettes à l’aide d’un transpalette et de petites caisse si nécessaire.
• Plusieurs autres tâches peuvent être requises

Qualifications :

• Expérience en matière de 3PL, d’opérations de courtage de chargements ou d’opérations d’expédition (constitue un atout)
• Connaissance générale de l'environnement NVOCC (Transporteur public non propriétaire d'un navire) du transit.
• Capacité à fournir un service de qualité à nos clients en comprenant leurs besoins et leurs exigences
• Solides aptitudes en communication verbale et écrite
• Bonne gestion du temps et bon sens des priorités
• Capacité à rester calme dans des situations stressantes, à travailler sous pression et à respecter les délais
• Pensée critique et résolution de problèmes
• Connaissance de base des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Excel et Word.

Formations/Certifications :

• Diplôme d'études secondaires
• Une certification TMD serait un atout

Nippon Express est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l'emploi qui s’engage à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et sans obstacles. Si vous êtes contacté pour un emploi, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

**ENGLISH VERSION**

Job Summary:

The Logistics Coordinator will be responsible for providing high quality client service support, monitoring and reporting of customer and vendor performance. The Logistics Coordinator will act as primary means of contact for Montreal logistics and ocean customer base as well as internal Nippon Express departments and will be responsible for maintaining various forms of communication including e-mail, telephone, internal TMS systems and verbal between Nippon external and internal customers.

Duties and Responsibilities:

• Arrange Ocean transportation and facilitate the movement of goods based on customer demands.
• Ensure accuracy on shipments and minimize risk of delay
• Provide and track quotations of services to our customers
• Advise clients on transportation and payment methods, including the issuance of freight bills and invoices to brokers and/or customer. Including proper record retention and filing of documentation
• Filing of invoices, orders, PODs, and collect payments for the same
• Track and trace vendor orders and report any anomalies
• Collect, audit and accurately enter carrier qualification information
• Arrange “white glove” services for customers, ensuring proper unpacking, packing, transportation of sensitive equipment
• Coordinate pickup and delivery orders with trucking companies, airlines and/or bonded facilities
• Reconcile/balance customer accounts and ledgers by collection and analyzing account information
• Prompt and accurate communication with customers, external branches and sub-contractors
• Light warehouse duty, such as moving pallets with pallet jack, and small boxes when required
• Various other duties as may be required

Qualifications:

• Experience in 3PL, load brokering operations or dispatch operations (an asset)
• General knowledge of the freight forwarding NVOCC environment
• Ability to provide quality service for our customers by understanding their needs and requirements
• Strong communication skills, verbal and written
• Strong time management; able to prioritize tasks
• Ability to remain calm in stressful situations, work under pressure and meet deadlines
• Critical thinking and problem solving
• Basic knowledge of Microsoft Office products, including Excel and Word

Education/Certifications:

• High School Diploma
• TDG Certification is an asset

Nippon Express is an equal opportunity employer committed to an inclusive and barrier-free recruitment and selection process. If contacted for an employment opportunity, please advise us if you require accommodation.

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